CIO: 7 Bước hòa nhập vào việc kinh doanh của doanh nghiệp

Thực tế đòi hỏi vai trò mới ở người lãnh đạo CNTT. Họ cần phải nhìn thấy trong CNTT nguồn lực DN đang cần, phải học ngôn ngữ kinh doanh, và có lẽ, hãy nghĩ đến chuyện có học vấn về kinh doanh để đủ sức thảo luận ngang tầm với DN về nhu cầu của họ trong CNTT với ngôn ngữ gần gũi với DN. Để sắp đặt mối tương tác với DN, cần phải đảm bảo cho bộ phận CNTT tính rõ ràng, tính kiểm soát và tính quản lý được, tính phù hợp với DN. Để đạt điều đó, phải đi qua 7 bước nhưng số bước là do người lãnh đạo CNTT định đoạt cuối cùng. Nên đi những bước này từ thấp lên cao, bắt đầu từ sắp xếp đội ngũ bộ phận CNTT và kết thúc bằng tạo lập bộ phận CNTT thành nguồn lực quản lý được, ảnh hưởng lên kết quả kinh doanh và CIO thì bước lên được vị trí chiến lược trong công ty. Con đường ngược lại (từ cao xuống thấp) cũng có thể có nhưng nó rủi ro hơn. Chiến lược CNTT khi thiếu sự quản lý tác nghiệp hoặc sẽ là ảo tưởng, hoặc sẽ là tài liệu chất lượng rất thấp bởi hoạch định trong những tình huống này rất khó và để đi từ trên xuống cần phải có sự hỗ trợ cực lớn của chính lãnh đạo công ty, mà thường các CIO lại không có sự hỗ trợ này.
Tính rõ ràng
Khi DN vẫn chưa hiểu các quy trình của bộ phận CNTT thì bộ phận CNTT chưa thể tiến xa hơn. Chìa khoá cho sự hiểu biết đó là trình bày bằng ngôn ngữ của DN về công việc của bộ phận CNTT! DN sẵn sàng trả trước một khoản tiền cụ thể cho những dịch vụ cụ thể, được sử dụng thực và được cung cấp với chất lượng cam kết.
Từng bước và chi tiết, các CIO cần đưa bộ phận CNTT xích lại gần lãnh đạo DN và toàn thể công ty để thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của bộ phận mình…
Bước 1: Lập danh mục dịch vụ
Ngay từ bước đầu, nguy hiểm đã rình rập. Mắc sai lầm ở đây, ta có thể tiêu phí hết nỗ lực còn lại. Khi lập danh mục dịch vụ, cần nhớ nó phải phản ánh đòi hỏi của DN chứ không chỉ thoả chuyện bếp núc của bộ phận CNTT. Tiếc rằng, có nhiều danh mục dịch vụ nghe chỉ cần thiết cho mỗi bộ phận CNTT. Ví dụ, “Trang bị chỗ làm chuẩn cho người dùng” sẽ dễ hiểu hơn nhiều so với “Mua sắm trang thiết bị đồng bộ”, “Cấu hình máy tính” và “Cài đặt hệ điều hành”… DN có cần “Mua sắm trang thiết bị đồng bộ” không? Chắc là DN sẽ không trả lời được ngay. Không nên bắt khách hàng động não về việc mua trang thiết bị đồng bộ hay bộ phận CNTT tự cấu hình chúng. DN cần chỗ làm việc được trang bị đầy đủ! Dĩ nhiên, việc mô tả quy trình và các hoạt động cụ thể của bộ phận CNTT là cần thiết. Nó nhất thiết phải có mặt trong các tài liệu của bộ phận nhưng từng bộ phận phải có sự lựa chọn riêng xem cái gì trong đó có thể “bán” cho DN!
Bước 2: Thoả thuận về mức độ cung cấp dịch vụ
Chỉ mô tả chất lượng dịch vụ đề xuất mới có thể nói dịch vụ nào đó là cần thiết hay không. Cho nên, phải thiết lập thoả thuận về mức độ cung cấp dịch vụ (Service Level Agreement – SLA). Tại đây, quan trọng là không được sai sót gì. Nếu chọn những đòi hỏi quá cao thì bộ phận CNTT sẽ phải chịu trách nhiệm về việc không hoàn thành nhiệm vụ nhưng nếu chọn mức cung cấp dịch vụ thấp hiển nhiên thì chắc chắn DN sẽ xem thường dịch vụ và trong trường hợp xấu hơn cả, DN sẽ tìm người thực hiện khác. Điểm chọn phải căn cứ vào mức độ dịch vụ hiện hành là mức hợp lý, dễ hiểu và không vấp phải phản đối nào. Để mô tả mức độ dịch vụ, phải có số liệu thống kê về hỏng hóc của trang thiết bị, phần mềm, dịch vụ liên lạc của các nhà cung cấp bên ngoài. Nếu chưa có thống kê đó thì phải bổ sung.
Bước 3: Đo đếm chi phí dịch vụ
Theo quan điểm hình thành, chi phí dịch vụ dễ hiểu và rõ ràng sẽ cho phép DN đối thoại với bộ phận CNTT như với đối tác. Không nhiều bộ phận CNTT sẵn sàng chuyển sang hạch toán toàn bộ hoặc thậm chí tách ra thành công ty riêng. Phương án mềm dẻo hơn là tính những chi phí của bộ phận CNTT theo các lợi nhuận có được do sử dụng dịch vụ. Ở đây, cần phải chi tiết hoá hoạt động của bộ phận CNTT, tính toán thời gian làm việc theo khối lượng công việc đã hoàn tất, giá các dịch vụ và thiết bị phải mua, do sử dụng kho tàng v.v… Bản tính và mô tả chi tiết cần phải sử dụng được vào việc hình thành và hoàn chỉnh tài liệu về chi phí. Chắc là bộ phận CNTT nên sử dụng sự hỗ trợ của bộ phận tài chính của công ty. Hơn thế, các tài liệu thiết lập được cần được giám đốc bộ phận tài chính xác nhận. DN khách hàng thường quan tâm đến giá cuối cùng chứ không phải là các thành phần cấu thành giá cuối. Tuy nhiên, việc có tài liệu mô tả chi tiết được lãnh đạo công ty xác nhận sẽ tạo quan hệ tin cậy.
Tính kiểm soát và quản lý được
Giờ đây, nhiệm vụ của bộ phận CNTT là tạo các công cụ cho phép kiểm soát và quản lý các dịch vụ CNTT. Điều này cần để nâng cao chất lượng dịch vụ cung ứng. DN phải hiểu cơ chế quản lý các dịch vụ CNTT.
Bước 4: Phát triển thước đo hệ thống
Mọi người đều biết không thể cải thiện thứ mà mình không thể đo đạc. Nghĩa là, các dịch vụ CNTT cũng cần phải có thước đo phù hợp. Ví dụ, lịch trình xe buýt – đó là thoả thuận về mức cung cấp dịch vụ (SLA) giữa nhà vận chuyển với hành khách. Khi chạy chậm, xe buýt không đến kịp còn khi chạy nhanh, xe buýt đến sớm so với giờ quy định. Nếu SLA cho thấy nó không được đảm bảo thì các thước đo phải trả lời câu hỏi vì sao nên nỗi, và tốt hơn nữa, phải phát tín hiệu về nguy cơ không đảm bảo SLA vì lợi ích chung. Để được vậy, các thước đo phải chứa những chỉ số hiệu suất then chốt (Key Performance Indicators – KPI) còn tần số theo dõi của thước đo phải đủ để ra quyết định khi có nguy cơ không thực hiện đúng SLA. Nếu trở lại ví dụ trên, thì để theo dõi lịch trình, tài xế phải kiểm soát thời gian chạy qua các điểm kiểm soát và tác động lên vận tốc xe khi có sự sai lệch so với chuẩn. KPI ở đây có thể là sự lệch khỏi lịch đồ đã nêu. Thước đo phải do nhân viên CNTT xây dựng cho phép bổ sung các giá trị mục tiêu. Năm 2008, Nhà xuất bản “Alpina Business Books” xuất bản cuốn sách “Các thước đo quản lý dịch vụ CNTT” của Peter Brook mô tả lý thuyết sử dụng thước đo và dẫn ra hàng loạt ví dụ về thước đo cho các loại hình môi trường hoạt động của các bộ phận CNTT. Đó là cuốn sách rất có ích.
Bước 5: Xây dựng các hướng dẫn cho người dùng
Xây dựng tài liệu hướng dẫn người dùng dịch vụ CNTT là việc rất quan trọng. Sau khi thoả thuận về những thứ bộ phận CNTT cung cấp, phải thoả thuận về việc sử dụng chúng! Có thể, những tài liệu đó đã tồn tại nhưng khi thay đổi tận gốc công việc của bộ phận CNTT, chúng ta không thể không trở lại các nguyên tắc sử dụng dịch vụ CNTT, vì thế tài liệu hiện có phải được giám sát kỹ càng. Cần nhớ là các hướng dẫn phải được tạo ra tiện dụng trước hết cho người sử dụng. Chúng không được hạn chế mà phải giúp người dùng sử dụng dịch vụ CNTT hiệu quả. Từ đó, các quy định sử dụng dịch vụ sẽ dễ hiểu với người dùng cuối hay không phụ thuộc vào sự hài lòng của người dùng.
Phù hợp với DN
Những bước trên chủ yếu giải quyết các bài toán chiến thuật còn các bước tiếp theo giải quyết bài toán chiến lược. Khi có nguồn lực rõ ràng, bài bản và quản lý được, ta có thể sử dụng nó hiệu quả hơn cho lợi ích của DN. Giải quyết được vấn đề của hôm nay, bạn có thể nghĩ đến ngày mai.
Bước 6: Hoạch định hoạt động theo lối mới
Không có hoạch định, không một nhà lãnh đạo nào có thể làm việc. Hoạch định như thành tố quản lý hiện hữu ở bất kỳ bộ phận nào. Ở bước này, phải thay đổi cách thức hoạch định. Thứ nhất, trong các bước trước, ta đã xây dựng được công việc cho bộ phận CNTT theo danh mục dịch vụ, SLA, ứng dụng hệ thống các thước đo. Quá trình hoạch định cần tính đến những thay đổi này, cần để các biện pháp đánh giá thực thi SLA, kiểm soát các chỉ tiêu đo đếm, tính toán chi phí v.v… hiện diện. Thứ hai, hoạt động tác nghiệp được sắp đặt tốt sẽ cho phép nâng cao tính chính xác của hoạch định và mở rộng nó.
Bước 7: Phát triển chiến lược CNTT phù hợp DN
Bước cuối là sự dịch chuyển từ hoạch định đơn giản sang phát triển chiến lược CNTT như một phần của chiến lược kinh doanh của công ty và nâng cao vị thế của CIO đến tầm của một thành viên thực thụ của ban giám đốc chứ không chỉ thường thường như hiện nay. Bất kể quyết định nào của công ty cũng phải được thông qua với sự tác động hỗ trợ và trực tiếp của CIO. Hiểu được các kế hoạch chiến lược của DN, CIO có thể chuẩn bị nhân sự và hạ tầng để thực hiện một cách tối ưu theo thời hạn, chất lượng và giá thành tất cả kế hoạch này. Bộ phận CNTT sẽ chuyển thành lực lượng tham gia đầy đủ vào quy trình kinh doanh của công ty và có ảnh hưởng trực tiếp, trọng lượng lên kết quả kinh doanh.

Nguồn: http://www.pcworld.com.vn/articles/kinh-doanh/quan-tri/2010/10/1221728/cio-7-buoc-hoa-nhap-vao-viec-kinh-doanh/

Kế hoạch để IT Manager thành công (Plan for IT Manager success)!

1. Các kế hoạch của IT Manager
- Các bước lập kế hoạch công nghệ
- Phương pháp tiếp cận người ...ra quyết định
- Đánh giá công nghệ
- Tầm nhìn và định hướng công nghệ
- Xây dựng nhóm thực hiện
- Phân tích chi phí TCO & Lợi ích của công nghệ
- Mục tiêu và KPI sau triển khai
- Templates
2. Các kỹ thuật truyền thông và tạo ảnh hưởng
- Gửi thông điệp cơ bản
- Chia sẽ về kỹ thuật công nghệ (tech)
- Chia sẽ về lợi ích kinh doanh (non-tech)
- Thảo luận về công nghệ với các bên liên quan
- Phối hợp hiệu quả với các bên liên quan
- Templates
3. Mua sắm và triển khai công nghệ
3.1 Mua sắm
- Kỹ thuật tìm kiếm, đánh giá và chọn nhà cung cấp
- Kỹ thuật phối hợp mua sắm
- Chuẩn hóa hạ tầng IT
- Hợp đồng dịch vụ thuê ngoài
3.2 Cài đặt triển khai
- Kế hoạch triển khai
- Kế hoạch vận hành và duy trì
4. Bảo trì hệ thống công nghệ
- Phần mềm quản lý và giám sát từ xa
- Phần mềm quản lý Servicedesk
- Chính sách & Thủ tục cho Servicedesk
- Quản lý tài sản (Thay thế và tái sử dụng)
- 5 Cách tái sử dụng các tài sản cũ
5. Quản trị hạ tầng mạng và bảo mật
- Đánh giá rủi ro và bảo mật mạng
- Tạo chính sách bảo mật
- Giám sát năng lực hệ thống mạng/ Server
- Quản lý băng thông
- Tools
6. Cải tiến liên tục
- Kiểm toán đánh giá hệ thống IT
- Đề xuất kế hoạch cải tiến
- Templates

Resource: https://www.facebook.com/groups/ITManagerGroup/

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TRỞ THÀNH IT MANAGER CHUYÊN NGHIỆP

Các nhà quản lý CNTT (IT Manager) chịu trách nhiệm phối hợp và lập kế hoạch cho nhiều hoạt động liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin trong một tổ chức hay doanh nghiệp. IT Manager có thể trực tiếp thao tác nâng cấp hạ tầng máy chủ, quản trị cơ sở dữ liệu, và phát triển các phần mềm ứng dụng kinh doanh hoặc là lãnh đạo một đội ngũ chuyên gia kỹ thuật IT cấp dưới v.v... Vì vậy, người IT Manager đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn kỹ thuật và những kỹ năng về tổ chức quản lý. Phần lớn các IT Manager này sẽ đảm nhiệm hầu hết các công việc liên quan công nghệ và bắt buộc phải có mặt thường xuyên tại phòng IT, làm việc, họp hành với ban giám đốc, trong khi những nhân viên IT cấp dưới khác có thể làm việc từ xa.
Các bước để trở thành người quản lý IT chuyên nghiệp
Bước quan trọng đầu tiên để trở thành một người quản lý CNTT là phải có được bằng cấp chuyên môn ngành Công nghệ thông tin, bằng thạc sĩ quản trị kinh doanh hoặc là các bằng cấp có liên quan đến chuyên ngành máy tính. Một khi bạn đã có được các bằng cấp phù hợp, bạn cần phải có thêm những kinh nghiệm quan trọng trong các vị trí cấp bậc đầu vào, chẳng hạn như nhà phát triển phần mềm, lập trình viên, quản trị hệ thống mạng, quản trị cơ sở dữ liệu v.v...
Phần lớn các nhà tuyển dụng có xu hướng tìm kiếm những ứng viên làm quản lý IT có những kinh nghiệm giám sát. Do đó, bạn cần thiết phải phấn đấu cho vai trò có liên quan đến các dự án CNTT mà bạn đã từng tham gia hay triển khai.
Bằng cách có được chứng chỉ quản lý chuyên môn IT, bạn sẽ gia tăng cơ hội đảm bảo cho vị trí quản lý IT trong tương lai. Một sự kết hợp giữa bằng cử nhân máy tính hoặc thạc sĩ, kinh nghiệm, và chứng nhận quản lý IT là một cách hữu hiệu để chứng minh năng lực quản lý của bạn trước các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Các kỹ năng quan trọng cho người quản lý IT (IT Manager)
Khi một công ty, doanh nghiệp muốn triển khai các dự án phần cứng, phần mềm và quản lý việc vận hành ứng dụng các hệ thống IT hiệu quả và an toàn, họ luôn tìm kiếm những ứng viên quản lý IT xuất sắc. Điều này đã minh chứng rõ nét hơn cho vai trò của người quản lý IT không chỉ hiểu rõ kỹ thuật để vận hành các hệ thống mà họ phải có những kiến thức về kỹ năng hỗ trợ kinh doanh. IT Manager ngày nay đang ngày càng liên kết gữa vai trò của họ với sự tăng trưởng kinh doanh của doanh nghiệp. Các nhà quản lý IT cần phải nâng cao các kỹ năng lãnh đạo cụ thể để đảm bảo thành công cho nghề nghiệp quản lý IT của mình.
Một số kỹ năng chính cần có cho các vị trí Quản lý CNTT
- Xây dựng tầm nhìn và định hướng chiến lược IT - Giải quyết các vai trò quản lý IT với sự hiểu biết đầy đủ về nhu cầu của các bên liên quan.
- Quản lý nhà cung cấp - Khả năng tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và quản lý các nhà cung cấp đóng một vai trò quan trọng ở vị trí này.
- Kỹ năng trình bày - Khả năng cung cấp thông tin chính xác, rõ ràng thông qua bài trình bày giúp ban lãnh đạo cấp cao và các bên liên quan khác có thể hiểu sâu hơn về hoạt động của CNTT.
- Quản lý thời gian - Người quản lý IT sẽ bị đánh giá khi lên kế hoạch và thực hiện triển khai. Điều này tối đa hóa hiệu quả của dự án.
- Giải quyết vấn đề - Khía cạnh này xác định khả năng của lãnh đạo của bạn.
- Kỹ năng đàm phán - Bạn phải làm việc tác nghiệp tốt không chỉ với người sử dụng, nhân viên cấp dưới mà còn phải đàm phán với khách hàng.
- Làm việc nhóm - Bạn có làm việc tốt với một nhóm không? Bạn có tập trung vào những gì bạn có thể hoàn thành cho mọi người thay vì chỉ cho mình?
- Khả năng thích nghi để thay đổi - Các lĩnh vực máy tính và xu hướng công nghệ thay đổi với tốc độ nhanh chóng, và điều này đòi hỏi bạn phải thay đổi và thích nghi với nó.
- Kỹ năng kỹ thuật - Thành thạo trong nhiều lĩnh vực IT, chẳng hạn như hệ điều hành UNIX, môi trường Windows, Ảo hóa, điện toán đám mây, bảo mật và v.v...
Nhiệm vụ của người quản lý CNTT
Một số công việc hàng ngày được quản lý bởi các nhà quản lý IT (IT Manager) bao gồm:
- Phối hợp các bộ phận nghiệp vụ xây dựng được mục tiêu chiến lược phát triển toàn diện IT ngắn, dài hạn.
- Đánh giá, phân tích nhu cầu của doanh nghiệp. Tiến hành đánh giá chi tiết về chi phí và lợi ích liên quan đến các dự án CNTT mới. Các nhà điều hành hàng đầu phụ thuộc vào những đánh giá này để đưa ra những quyết định sáng suốt.
- Lập kế hoạch ngân sách IT.
- Lập kế hoạch dự án, tìm kiếm đối tác, phối hợp nhà cung cấp quản lý và triển khai các dự án IT.
- Xác định nhu cầu nhân sự của bộ phận CNTT
- Chỉ đạo và phân công nhiệm vụ hàng ngày cho các chuyên gia IT, bao gồm các nhà phát triển phần mềm, các nhà phân tích thông tin, v.v..
- Xây dựng quy trình quản lý dịch vụ IT, tài sản CNTT, cũng như quản trị thay đổi.
- Xây dựng các quy định, quy chế bảo mật, chính sách hoạt động của bộ phận IT.
Bạn có quan tâm đến việc học Quản lý CNTT?
Nếu bạn muốn chuyển sang giai đoạn tiếp theo trong sự nghiệp của mình, hãy xem xét các khóa học quản lý tại học viện Infochief để đạt được các mục tiêu đào tạo của bạn. Bằng chứng nhận Quản lý IT chuyên nghiệp của Infochief với sự tập trung vào mọi hoạt động quản lý IT trong doanh nghiệp, là nền tảng quản lý IT tốt nhất mà bạn cần cho một sự nghiệp IT xứng đáng. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ Infochief ngay hôm nay .
"Đây sẽ là Quyết định Tốt nhất mà Bạn từng có cho việc đầu tư nghề nghiệp IT của bạn !"
Nguồn: http://infochief.com.vn/Infochief_Info_Become_ITManager.htm